Responsibilities: 

Finance

• Develop and implement financial policies and procedures;

• Support the Program Director in budgeting, forecasting and financial planning, as well as reporting;

• Ensure compliance with financial regulations and standards;

• Support Program Managers globally;

• Oversee payroll and benefits administration in Germany;

• Coordinate audits and work with external tax company on yearly financial reporting to the German government;

• Collect receipts from staff, scan and organize and upload to relevant systems;

• Collaborate closely with parent organization finance team;

• Support finance team in uploading expenses to online finance tool;

• Communicate with and manage bank account in Germany;

• Preparation of BvA’s and other finance tools and report;

• Prepare and submit payment authorization forms (PAFs);

• Administer credit card reconciliations and reimbursement requests;

• Maintain accurate and up-to-date financial records including coding;

• Assist in the development of organizational budgets and financial plans.

                                                                                                                                                   

Admin

• Creation and management of online databases for ORAM (partnership list and tracking, grant tracking, contact lists, etc.);

• Address any needs around the registration of ORAM Germany and be the point person for contact with the tax authorities and other relevant local authorities;

• Support in organizing travel for staff (transport, accommodation, etc.);

• Support in logistics around event organization;

• Organize and schedule meetings as needed.

                                                                                                                                                                                             

Finanzen:

• Entwicklung und Implementierung von Finanzrichtlinien und –verfahren sowie Sicherstellung der Einhaltung dieser Standards

• Unterstützung  bei der Budgetierung, Prognose und Finanzplanung sowie Berichterstattung;

• Unterstützung von Programmmanagern weltweit;

• Überwachung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Verwaltung von Sozialleistungen in Deutschland;

• Koordination von Prüfungen und Zusammenarbeit mit einer externen Steuerberatungsgesellschaft bei der jährlichen Finanzberichterstattung

• Sammlung von Belegen von Mitarbeitern, Scannen, Organisieren und Hochladen in die relevanten Systeme;

• Enge Zusammenarbeit mit dem Finanzteam der Mutterorganisation;

• Unterstützung des Finanzteams beim Hochladen von Ausgaben in das Online-Finanztool;

• Kommunikation und Verwaltung des Bankkontos in Deutschland;

• Erstellung von BvAs und anderen Finanzinstrumenten sowie Berichten;

• Vorbereitung und Einreichung von Zahlungsfreigabeformularen (PAFs);

• Verwaltung von Kreditkartenabstimmungen und Erstattungsanträgen;

• Pflege genauer und aktueller Finanzunterlagen, einschließlich Codierung;

• Unterstützung bei der Entwicklung von Organisationsbudgets und Finanzplänen.

Administration:

• Erstellung und Verwaltung von Online-Datenbanken für ORAM (Partnerlisten und -verfolgung, Fördermittelverfolgung, Kontaktlisten usw.);

• Bearbeitung aller Anforderungen im Zusammenhang mit der Registrierung von ORAM Deutschland und fungieren als Ansprechpartner für den Kontakt mit den Steuerbehörden und anderen relevanten lokalen Behörden;

• Unterstützung bei der Organisation von Reisen für Mitarbeiter (Transport, Unterkunft usw.);

• Unterstützung bei der Logistik rund um die Organisation von Veranstaltungen;

• Organisation und Terminplanung von Meetings nach Bedarf.